¿Conoces Gespoint? ¿Sabes qué puede hacer por tu empresa de traducción?
Queremos conocer un poco mejor a Gespoint y sus soluciones informáticas para empresas de traducción. Para ello, entrevistamos a Paula Ramollino, responsable comercial.
Paula, cuéntanos qué es Gespoint y qué soluciones ofrece a las empresas de traducción.
Gespoint Software es una empresa formada por profesionales con más de 25 años de experiencia en el sector de la informática. Somos expertos en la programación de soluciones informáticas de gestión empresarial (ERP) para empresas del sector de la traducción. Hemos realizado cientos de implantaciones de ERPs en todo el mundo y contamos con una profunda experiencia en procesos de negocio y entornos tecnológicos.En Gespoint desarrollamos software de gestión empresarial diseñado específicamente para las empresas de traducción que buscan una solución integral que sea fácil de usar y adaptar, conectando sus proyectos con sus finanzas y sus ventas. Nuestros programas ayudan a que las empresas que los usan vendan más, reduzcan sus costes y sean más competitivas.
Muchos creen que este tipo de herramientas es solo para empresas “grandes”, pero todas las empresas, independientemente de su tamaño, tienen la necesidad de control, organización y realizar la gestión diaria lo más rápido posible, minimizando errores. Si la empresa tiene esto resuelto, podrá dedicar los esfuerzos y recursos a conseguir sus objetivos.
¿Nos puedes explicar cómo el software se adapta a las necesidades de cada empresa de traducción?
Nuestra idea es ofrecer un programa que se adapte lo más posible a las necesidades de cada empresa. Por eso, desde el principio, lo planteamos con una estructura modular, para que cada empresa contrate solamente los módulos que necesita y no tenga que pagar por cosas que no usa. Esto permite que el programa se adapte a las necesidades y al tamaño de cada empresa.
Cuando una empresa contrata Gespoint Translator parte de un módulo base, que incluye la agenda de clientes, proveedores y contactos, la gestión de sus tarifas, elaboración y control de presupuestos y proyectos de traducción, la facturación de compras y ventas, los cobros y pagos, la declaración de impuestos con modelos como el 303, 347, 349, etc., así como el análisis mediante informes y cuenta de resultados.
A partir de ahí, cada empresa, según sus necesidades y en cualquier momento, puede ampliar las funciones del programa incorporándo módulos opcionales, como el módulo de contabilidad, módulo de gestión comercial-CRM, funciones multidivisa, módulo de calidad, intranet para clientes y proveedores, módulo de formación o academia, alquileres de material audiovisual o de interpretación, etc.
Por eso siempre hablamos de Gespoint como una solución integral para las empresas del sector.
Cuando dices que vuestra solución de gestión empresarial es integral ¿a qué te refieres exactamente?
Me refiero a que Gespoint Translator es un ERP, es decir, un sistema de gestión empresarial que engloba varios departamentos y procesos de la empresa, más allá de la gestión de proyectos, la facturación o la contabilidad.Una solución de ERP completa, como es Gespoint, también incluye herramientas de gestión del rendimiento empresarial que ayudan a planificar, presupuestar y predecir los resultados financieros de una empresa de traducción.
Los sistemas de ERP recopilan los datos de las transacciones compartidos por los diferentes departamentos de una empresa, eliminan los datos duplicados y proporcionan integridad de datos mediante una única fuente de confianza. Con un programa como Gespoint, al ser tan completo, se evita tener diferentes softwares integrados, lo que supone un riesgo a la hora de intercambiar datos e información entre los diferentes programas (problemas de red, de comunicación de datos, pérdida de tiempo, etc…), lo que garantiza la integridad de la información.
¿Qué ventajas tiene vuestro programa sobre otros?
Gespoint se diferencia de su competencia en que es una herramienta más completa que un gestor de proyectos, que un programa de facturación y contabilidad o que un CRM por separado, abarcando todas esas áreas en una sola herramienta.
Gespoint Translator permite gestionar, con un solo programa, los presupuestos y proyectos de traducción, las finanzas, cartera y contabilidad, la actividad comercial o CRM, la facturación de ventas y compras, la presentación de impuestos, las certificaciones de calidad, la gestión documental, la productividad interna, la Intranet para clientes y traductores, la gestión de reclamaciones.
También, se adapta a la normativa legal y fiscal vigente de cada país. En el caso de España a la normativa RGPD, la ley antifraude con la última actualización de octubre 2021, incorporaciones fiscales como el TicketBai, etc.
Nuestros clientes, al utilizar Gespoint Translator, además de contar con un programa totalmente integrado, tienen la tranquilidad que cumplen la normativa vigente a nivel legal, fiscal y de facturación.
¿Qué modalidades de contratación hay?
Existen 2 modalidades de contratación: Una es la opción de compra y la otra es la opción de alquiler o lo que se conoce como SAS (Software As Service).
En las dos modalidades el programa es el mismo con las mismas funcionalidades, la diferencia radica en la forma de pago: La opción de alquiler es una cuota mensual, cuya inversión inicial es menor. Y la opción de compra tiene un desembolso inicial mayor, pero a la larga resulta más económico.
Muchos clientes comienzan con la opción de alquiler y luego deciden comprarlo. Muchos otros se sienten muy cómodos con su cuota de alquiler y no se plantean la opción de compra. Con estas dos opciones buscamos adaptar la forma de adquirir el programa para que resulte lo más cómodo posible a nuestros clientes.
¿Ofrecéis algún tipo de soporte técnico a las empresas?
Si, la opción de compra tiene un mantenimiento anual que incluye el soporte ilimitado tanto técnico como funcional. En la opción de alquiler, el mantenimiento está incluido en la cuota.Respecto al soporte que damos, hay que tener en cuenta que la mayoría de nuestros clientes no nos conocen personalmente. Por este motivo, desde que el cliente inicia su relación con nosotros, intentamos que dentro de Gespoint tenga una persona de referencia para realizar sus consultas y que le atienda siempre la misma persona. Esta forma de relacionarnos nos permite conocer bien al cliente, sus necesidades, su forma de trabajar y nos permite resolver las dudas adaptándolas a los procesos de cada uno, con la intención de aportar valor.
En la actualidad ¿quiénes formáis parte del equipo de Gespoint?
Nuestro equipo está integrado por profesionales altamente cualificado (ingenieros, economistas, MBAs y traductores) con capacidad y experiencia para ayudar a nuestros clientes a conseguir sus objetivos empresariales.
La empresa está dividida en 3 pilares:
- Departamento técnico que se divide en 2 áreas:
– Área interna, integrada por desarrolladores del software.
– Y un área más visible para nuestros clientes que se encarga del soporte técnico.
- Departamento de atención al cliente:
A través de este departamento nuestro equipo da soporte funcional del programa resolviendo dudas que puedan surgir y también formación del programa.
- Departamento comercial:
En Europa y América centralizamos la gestión comercial desde España y en Argentina contamos con un distribuidor local.
Y por supuesto, también contamos con nuestro Departamento de administración, responsable de toda la gestión financiera de la empresa y, en ocasiones, quienes nos ayudan a resolver muchas dudas fiscales y contables también para nuestros clientes.
¿Tenéis algún proyecto de mejora o cambio en el próximo futuro? ¿Qué objetivos tenéis para 2023?
Sí, siempre buscamos la forma de aportar nuevas soluciones y funciones para incrementar la productividad de las empresas. Actualmente estamos desarrollando soluciones en la nube, gestión de ficheros, gestión de proyectos y otras herramientas de gestión para el sector de la traducción.
¿Cuáles creéis que son los principales retos a los que se enfrenta el sector de la traducción?
Las empresas de servicios lingüísticos se enfrentan hoy a grandes retos. Los clientes son cada día más exigentes. Piden un trabajo de calidad, plazos de entrega cortos y precios muy ajustados, por lo que es necesario contar con un programa de gestión adecuado que permita tener el control de la empresa.Otro reto es que las empresas de traducción tienen que adaptarse a las nuevas tendencias (la traducción automática, la inteligencia artificial y la inteligencia empresarial…).
La clave es convertir estos desafíos en oportunidades y utilizarlos a nuestro favor. Aprovechar las herramientas tecnológicas, como Gespoint, es clave para conseguir este objetivo, automatizando los procesos internos.
¿Qué tendencias veis en el sector y en las empresas?
La industria de los servicios lingüísticos es una industria consolidada, pero en continuo cambio. Es muy dinámica con miles de empresas tratando de ser diferentes. Y no sobrevive el más fuerte, sino el que mejor se adapta.
La evolución de la traducción automática es un claro ejemplo. Hasta hace unos años se veía como una amenaza y hoy en día muchas empresas de traducción ofrecen este servicio con la ventaja de que se realiza y se controla por profesionales, con la seguridad de que el resultado final será una traducción de calidad.
Otra tendencia que incide directamente en el sector de la traducción es la inteligencia artificial. La clave para ser diferentes es aprovechar estas nuevas tendencias y tecnologías, específicamente adaptadas a nuestra área de traducción y que permiten maximizar la calidad, eficiencia y rapidez de respuesta.
Tampoco podemos olvidarnos del trabajo en la nube. Recuerdo que cuando comencé a trabajar en Gespoint (hace 8 años) nadie quería tener el programa en “la nube”. El 90% de los clientes querían que el programa se instalara en servidores propios. No se planteaban otra opción.
Desde hace 5 años, y sobre todo los últimos 2 años con la pandemia, esta tendencia ha cambiado radicalmente. El 60 % de nuestros clientes actuales ha migrado a la nube y el 90 % de los clientes nuevos contrata este servicio. Por eso lo estamos potenciando con diferentes niveles de Cloud: El servicio Cloud Básico y el servicio Cloud Premium, que está diseñado para empresas de determinado tamaño, que buscan tener toda su empresa integrada en el entorno cloud (Herramienta de Gestión, Office, Herramientas CAT integradas-gestión documental, etc.).
A lo largo de todos estos años habréis vivido muchas anécdotas ¿podéis compartir alguna con nosotros?
Es una anécdota que le pasó a un compañero de soporte y siempre la tenemos muy presente. Nos llamó un cliente diciendo que no podía imprimir sus facturas y mis compañeros de Helpdesk, en remoto, veían que estaba todo configurado correctamente. Hicieron infinidad de pruebas y no daban con el motivo, hasta que mi compañero preguntó al cliente si la impresora estaba enchufada… Su primera reacción fue de enfado al sugerir tal cosa, pero cuando mi compañero le insistió que lo comprobara, terminó confesando que no, que no estaba enchufada…
A partir de ese momento, siempre que nos encontramos con alguna situación difícil de resolver (sea cual sea y aunque no tenga sentido), internamente nos preguntamos: “¿Pero está enchufada?” En fin… Nuestras cosas de frikis…
Más info y contacto:
Gespoint
Web: www.gespoint.com
Teléfono: +34 966 351 876
