Cuando pensamos en las herramientas que utiliza una empresa de traducción o un traductor profesional, lo primero que suele venir a la cabeza son las herramientas de traducción asistida, los gestores terminológicos o los sistemas de traducción automática. Sin embargo, una parte importante del trabajo diario de una empresa o traductor no consiste en traducir.
Buscar información, localizar un archivo entre cientos de documentos, convertir un PDF, cambiar el nombre de distintos archivos, comprobar cuántas palabras tiene un documento, extraer el texto de un escaneado o redactar una respuesta que enviamos con frecuencia, son tareas que también forman parte de nuestra actividad profesional. Y, aunque cada una de estas tareas lleve solamente unos minutos, el tiempo acumulado puede ser considerable.
En este artículo presentamos una selección de herramientas que pueden mejorar la productividad y organizar mejor nuestro trabajo, agrupadas en tres categorías: investigación, trabajo con archivos y automatización de la escritura.
1. Herramientas de investigación para traductores
La documentación y la investigación forman parte del trabajo de muchos traductores, especialmente en ámbitos especializados. Encontrar información fiable, contrastar conceptos, comprender un tema complejo o reunir documentación sobre una materia puede llevar tanto tiempo como la propia traducción. Las herramientas de inteligencia artificial pueden ser útiles en esta fase, siempre que se utilicen como apoyo a la investigación y no como sustituto de la comprobación de las fuentes.
Perplexity: investigar y encontrar fuentes con ayuda de IA
Perplexity es un buscador basado en inteligencia artificial que genera respuestas a partir de información encontrada en la web y muestra las fuentes utilizadas. Durante la fase de documentación, esta herramienta permite agilizar tareas como:
- Obtener una primera visión general sobre un tema especializado.
- Identificar conceptos que conviene investigar con mayor profundidad.
- Encontrar publicaciones o páginas especializadas.
- Localizar rápidamente fuentes que después podemos consultar directamente.
- Formular preguntas sucesivas para profundizar en un tema.
Una de sus ventajas frente a un buscador tradicional es que permite plantear preguntas en lenguaje natural y continuar la investigación a partir de las respuestas obtenidas. Perplexity dispone de una modalidad gratuita y de planes de pago. Su plan Pro ofrece funciones avanzadas de búsqueda, acceso a distintos modelos y mayores posibilidades de análisis de archivos. Para un traductor, una recomendación fundamental es utilizar las respuestas de Perplexity como punto de partida para la investigación y comprobar siempre las fuentes originales, especialmente cuando se trate de información jurídica, médica, técnica o de cualquier otra materia especializada.
NotebookLM: investigar a partir de nuestros propios documentos
NotebookLM está diseñado para trabajar precisamente con un conjunto de fuentes que nosotros proporcionamos. Podemos incorporar, entre otros formatos, documentos PDF, documentos de Google, presentaciones y páginas web y posteriormente formular preguntas sobre ese material.
Para un traductor puede ser especialmente útil cuando hay que familiarizarse rápidamente con una gran cantidad de documentación. Imaginemos que recibimos un proyecto sobre una tecnología que apenas conocemos y el cliente nos facilita manuales, informes y presentaciones. En lugar de revisar cada archivo por separado, podemos utilizar NotebookLM para explorar la documentación de forma conjunta:
- manuales;
- documentación técnica;
- páginas web;
- presentaciones;
- informes;
- glosarios;
NotebookLM puede ayudarnos a explorar ese conjunto de información, resumirlo, localizar datos concretos y formular preguntas sobre las fuentes. Esto puede reducir considerablemente el tiempo dedicado a familiarizarnos con un proyecto. Además, las respuestas están vinculadas a las fuentes utilizadas, lo que facilita volver al documento original y comprobar la información. Para el traductor, una de sus aplicaciones más interesantes es crear rápidamente una visión general de un conjunto de documentos antes de comenzar un proyecto.
2. Herramientas para trabajar con archivos
Los traductores trabajan diariamente con múltiples archivos: documentos de Word, PDF, imágenes, hojas de cálculo, presentaciones, archivos comprimidos, versiones de un mismo documento. En esta categoría encontramos algunas herramientas pequeñas y aparentemente sencillas que pueden ahorrar muchísimo tiempo.
Advanced Renamer: cambiar cientos de nombres de archivo en segundos
Advanced Renamer permite cambiar el nombre de múltiples archivos y carpetas de una sola vez. ¿Has tenido que renombrar alguna vez cincuenta archivos para añadir el código de idioma? Con esta herramienta puedes hacerlo en una sola operación::
- añadir el nombre del idioma al nombre de cada archivo;
- sustituir una parte del nombre;
- añadir numeración;
- eliminar caracteres;
- cambiar extensiones;
Para un traductor o gestor de proyectos, esto puede convertir una tarea manual de varios minutos —o incluso de mucho más tiempo— en una operación prácticamente automática. Advanced Renamer es gratuito para determinados usos personales, pero el uso profesional o comercial requiere una licencia. La licencia comercial es un pago único y no una suscripción. (advancedrenamer.com)
Everything: encontrar cualquier archivo rápidamente
Everything es un buscador de nombres de archivo para Windows que crea un índice y permite localizar archivos y carpetas prácticamente al instante. (Voidtools)
Cuando trabajamos con cientos de proyectos y versiones de documentos, encontrar el archivo correcto puede convertirse en una pequeña odisea. Everything resulta especialmente práctico cuando tenemos:
- muchos clientes;
- numerosos proyectos;
- archivos distribuidos en diferentes carpetas;
- documentación de diversos años;
- múltiples versiones de un mismo documento.
En lugar de navegar manualmente por la estructura de carpetas, basta con introducir parte del nombre para localizar rápidamente el archivo. Everything se distribuye de forma gratuita y puede resultar especialmente interesante para profesionales que trabajan con grandes volúmenes de archivos.
AnyCount: contar palabras, caracteres y páginas
Preparar un presupuesto empieza muchas veces por una pregunta aparentemente sencilla: ¿cuánto texto hay que traducir? AnyCount es probablemente una de las herramientas de esta lista más interesante para los traductores. Permite realizar recuentos de palabras, caracteres, líneas y páginas en numerosos formatos de archivo y procesar varios documentos. Esto puede ser especialmente útil cuando el cliente nos envía documentos que no son fácilmente analizables con las herramientas habituales.
Para un gestor de proyectos es indispensable obtener rápidamente una cifra de volumen para preparar un presupuesto, establecer criterios de facturación u organizar un encargo de traducción entre varios traductores.
CloudConvert: convertir archivos sin instalar programas
CloudConvert es un servicio en línea para convertir archivos entre diferentes formatos. Puede resultar útil cuando necesitamos realizar rápidamente una conversión puntual y no tenemos instalada una aplicación específica. Por ejemplo, puede servir para convertir documentos, imágenes, presentaciones o archivos multimedia a otro formato. La ventaja es la comodidad: seleccionamos el archivo, escogemos el formato de destino y descargamos el resultado. A veces el problema no es el contenido, sino el formato en el que lo recibimos.
PDF24: una alternativa muy práctica para trabajar con PDF
PDF24 reúne numerosas herramientas para trabajar con archivos PDF: unir y dividir documentos, convertir archivos, comprimirlos, extraer páginas y realizar otras operaciones habituales. Para un traductor puede ser útil, por ejemplo, para:
- dividir un PDF antes de enviarlo;
- unir varios documentos;
- extraer determinadas páginas;
- convertir documentos;
- reducir el tamaño de un archivo;
- realizar operaciones habituales de gestión de PDF.
PDF24 ofrece además PDF24 Creator, una aplicación de escritorio que permite trabajar con los documentos desde el ordenador. Esta opción puede resultar especialmente interesante para profesionales que prefieren realizar las operaciones con documentos de forma local. Por tanto, conviene distinguir entre las herramientas online de PDF24 y la aplicación de escritorio: dependiendo del tipo de documento y del flujo de trabajo, una opción puede resultar más adecuada que la otra.
ABBYY FineReader PDF: convertir documentos escaneados en texto
ABBYY FineReader PDF es otra herramienta profesional para trabajar con PDF y documentos escaneados. Un PDF escaneado puede complicar considerablemente un encargo. El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) permite convertirlo en texto editable y facilita tareas como:
- extraer texto de documentos en papel;
- hacer búsquedas dentro de documentos escaneados;
- comparar versiones;
- editar y reorganizar PDF;
- preparar documentación para su posterior procesamiento.
Su principal interés para un traductor está en combinar OCR, conversión y gestión de documentos en una misma aplicación.
3. Automatización de la escritura
Los gestores de proyecto y traductores escriben en muchos formatos: correos electrónicos, respuestas a clientes, presupuestos, instrucciones para colaboradores, solicitudes de información, confirmaciones de recepción… Y buena parte de esos textos se parecen entre sí. Aquí es donde las herramientas de automatización de escritura pueden ayudarnos a evitar escribir varias veces lo mismo.
Text Blaze: convertir atajos en textos completos
Pensemos en todas las veces que escribimos las mismas respuestas: confirmaciones de recepción, solicitudes de información o instrucciones de entrega. Text Blaze permite crear fragmentos de texto o snippets asociados a atajos de teclado. Al introducir el atajo, la herramienta inserta automáticamente el texto correspondiente. Imaginemos que enviamos habitualmente un mensaje como: «Gracias por su mensaje. Hemos recibido correctamente la documentación y le enviaremos el presupuesto en cuanto hayamos revisado los archivos.» En lugar de escribirlo o copiarlo y pegarlo continuamente, podemos asociarlo a un atajo. Pero Text Blaze también ofrece formularios, reglas dinámicas y otros elementos que permiten crear textos más flexibles:
- plantillas para presupuestos:
- respuestas habituales a clientes;
- instrucciones de entrega;
- mensajes de seguimiento;
- solicitudes de información;
- respuestas a preguntas frecuentes.
Text Blaze dispone de un plan gratuito y planes de pago con funciones adicionales.
TextExpander: automatizar fragmentos y compartirlos con un equipo
TextExpander persigue un objetivo similar: convertir textos que escribimos repetidamente en fragmentos reutilizables. Puede ser especialmente interesante para profesionales que trabajan con una gran cantidad de comunicaciones repetitivas y para empresas de traducción. Cuando varias personas de un equipo responden a las mismas consultas, compartir plantillas también ayuda a mantener una comunicación coherente. Por ejemplo, un equipo podría compartir fragmentos para:
- mensajes de recepción de encargos;
- instrucciones para colaboradores;
- respuestas sobre plazos;
- mensajes de seguimiento;
- información administrativa.
La elección entre Text Blaze y TextExpander dependerá de las necesidades de cada profesional o empresa. Para un uso sencillo, ambas pueden cumplir una función muy similar; para equipos que necesitan compartir y administrar fragmentos de forma centralizada, conviene comparar las funciones específicas de cada servicio.
Formalizer: adaptar el tono de un texto
Terminamos con Formalizer, una herramienta diseñada para modificar el tono de un texto. Permite, por ejemplo, transformar un texto para hacerlo más profesional, más conciso, más detallado, más técnico o más amistoso. Para un traductor puede resultar útil especialmente en la comunicación profesional. No se trata de utilizarla para «escribir por nosotros», sino de emplearla como una herramienta de revisión o reformulación cuando sabemos qué queremos decir, pero necesitamos adaptar la manera de expresarlo. Puede ser útil, por ejemplo, para convertir:
- un borrador rápido en un correo profesional;
- un mensaje demasiado directo en uno más diplomático;
- un texto largo en una versión más concisa;
Todas las herramientas en un vistazo:
| Necesidad | Herramienta |
|---|---|
| Investigar un tema en Internet | Perplexity |
| Investigar a partir de documentación propia | NotebookLM |
| Renombrar muchos archivos | Advanced Renamer |
| Encontrar rápidamente archivos | Everything |
| Contar palabras, caracteres y páginas | AnyCount |
| Convertir archivos | CloudConvert |
| Trabajar con PDF | PDF24 |
| OCR y edición profesional de PDF | ABBYY FineReader PDF |
| Automatizar textos repetitivos | Text Blaze / TextExpander |
| Cambiar el tono de un texto | Formalizer |
Confidencialidad y protección de datos: productividad sin comprometer la información de nuestros clientes
Las herramientas de productividad pueden facilitar considerablemente nuestro trabajo, pero su utilización debe ser compatible con las obligaciones de confidencialidad, protección de datos y seguridad de la información que asumimos como profesionales de la traducción.
No todas las herramientas funcionan de la misma manera. Algunas aplicaciones se ejecutan en nuestro ordenador y procesan los archivos de forma local, mientras que otras requieren enviar documentos, textos o información a servidores externos. Esta diferencia es especialmente importante cuando trabajamos con documentación de clientes. No es lo mismo utilizar una herramienta para investigar un concepto general que subir un contrato confidencial, un informe médico o documentación interna de una empresa para que lo analice.
Antes de utilizar una herramienta externa con documentación de clientes, conviene plantearse algunas preguntas:
- ¿Qué información se envía al servicio y dónde se procesa y almacena?
- ¿Durante cuánto tiempo se conservan los documentos y quién puede acceder a ellos?
- ¿Se utilizan los datos para entrenar modelos de inteligencia artificial?
- ¿Qué medidas de seguridad y cifrado aplica el proveedor?
- ¿Permiten las condiciones acordadas con el cliente utilizar este servicio?
En el caso de los asistentes de IA, también debemos distinguir entre las versiones personales y las empresariales. Algunos proveedores, como OpenAI y Anthropic, ofrecen planes profesionales en los que los datos no se utilizan para entrenar sus modelos por defecto. Sin embargo, esto no significa automáticamente que podamos introducir cualquier documento confidencial. Es necesario comprobar las condiciones contractuales, las garantías de protección de datos y las posibles restricciones establecidas por nuestros clientes.
Una buena práctica consiste en aplicar el principio de minimización de datos: facilitar únicamente la información imprescindible para realizar la tarea y, siempre que sea posible, utilizar datos ficticios o documentos correctamente anonimizados. Por ejemplo, para crear una plantilla de presupuesto, organizar una tabla de seguimiento o automatizar una respuesta habitual, generalmente no necesitamos introducir nombres reales de clientes, datos personales ni documentación confidencial.
También conviene recordar que la confidencialidad va más allá de la protección de datos personales. Un documento puede no contener información personal y, aun así, incluir secretos comerciales, información técnica reservada o condiciones contractuales que no deban compartirse con terceros. Por ello, siempre que una tarea pueda realizarse mediante una aplicación local, sin necesidad de transferir documentación a servidores externos, merece la pena valorar esta alternativa, sin olvidar las medidas de seguridad del propio equipo.
Aunque una herramienta sea conocida, popular o disponga de buenas medidas de seguridad, no significa que podamos utilizarla con cualquier documento.
La productividad y la protección de la información no son objetivos incompatibles. La clave está en seleccionar las herramientas adecuadas, conocer sus condiciones de uso y establecer procedimientos claros que nos permitan aprovechar sus ventajas sin comprometer la confianza de nuestros clientes.
Pequeñas herramientas, ahorro de tiempo
La productividad de una empresa o un traductor no depende únicamente de cuánto se tarda en traducir un texto. También depende de cuánto tiempo se dedica a todo lo que sucede alrededor de la traducción. Además, no existe una única combinación ideal de herramientas de productividad: un profesional que trabaja solo y recibe principalmente documentos Word puede tener unas necesidades muy diferentes de las de una empresa que gestiona cientos de archivos y coordina a varios traductores y revisores.
Investigar mejor, localizar rápidamente un documento, renombrar archivos por lotes, obtener un recuento fiable, convertir un PDF, extraer texto de un escaneado o evitar escribir veinte veces el mismo correo son pequeñas mejoras que, acumuladas, pueden representar muchas horas de trabajo al año. El verdadero valor de estas herramientas está en detectar qué tareas repetimos constantemente y encontrar una forma más eficiente de realizarlas. A veces, una pequeña herramienta que resuelve una tarea muy concreta puede ahorrar más tiempo que una aplicación compleja con cientos de funciones.
